Avlasta korttidsminnet

Det finns undersökningar som visar att vi presterar bättre om vi får fokusera på en sak i taget istället för att ha flera bollar i luften. Vi fungerar helt enkelt bättre när vi kan koncentrera oss på ett problem vilket kanske inte känns så konstigt

Det skulle kunna vara så att begränsningen i förmågan att hantera parallella problem inte är medfödd utan något som vi skaffar oss med tiden. I så fall skulle det kanske vara möjligt att genom träning förbättra den. Det borde också vara så att individer som är vana att göra flera saker samtidigt blir bättre på det, tex ungdomar som läser läxor, lyssnar på musik, twittrar och chatar på en gång. Frågar man dom själva tycker de att det går alldeles utmärkt men forskning visar att de har samma begränsningar som alla andra. Det verkar alltså som det handlar om medfödda begränsningar hos oss som art.

Det är här som (bland annat) korttidsminnet eller arbetsminnet kommer in. Vi använder arbetsminnet hela tiden när vi försöker förstå världen runt oss, lösa problem, tolka vad någon säger, läsa, osv. Information lagras här tillfälligt för att de här processerna ska fungera. Problemet är att bara en begränsad mängd information kan lagras vid en specifik tidpunkt, så om vi fyller arbetsminnet med information som inte är relevant för det vi håller på med, fungerar vi helt enkelt sämre. Därför är det bra att minska mängden information som vi håller ”aktiv”.

Om vi då vet att vi fungerar så här hur borde det påverka hur vi arbetar? På det personliga planet finns det många ganska enkla saker man kan göra, tex:

  • Stäng av mail-program, twitter och annat som stör. Fokusera på en sak i taget och kolla mail osv senare.
  • Gör listor (eller liknande) över vad som ska göras senare så du inte behöver hålla sådant i närminnet. (Läs tex ”Getting Things Done” av David Allen)
  • Stäng in dig, fysiskt eller med hörlurar eller vad som fungerar
  • Lär dig fokusera på ett problem i taget (mindfulness)
På en företag- eller process nivå:
  • Låt folk göra en sak. Det är inte effektivt att dela upp en ”resurs” på flera projekt. 20% + 30% + 50% blir inte 100%!
  • Visualisering med postit-lappar som i scrum eller kanban
  • Skapa miljöer där man kan arbeta fokuserat när det behövs (tex med pomodoro-metoden)
  • Minska långsiktigt problemfokus. Jobba i små iterationer och fokusera på de problem som finns här och nu. Undvik oro för att det ni gör idag kommer leda till problem senare, hitta istället sätt att arbeta på som gör att ni är säkra på att framtida problem går att lösa.

Förutom att vi gör ett bättre jobb om vi kan göra en sak i taget, tror jag också att det är lättare att släppa jobbet när man går hem, om man inte har huvudet fullt med framtida potentiella problem.

 

Cykler

Inom agila utvecklingsmetoder är vi vana att arbeta i iterationer som är ett par dagar upp till några veckor, beroende på situation och metod. Det är bra ut flera synvinklar; efter varje iteration har vi förhoppningsvis en ny version (prototyp) som vi kan klämma på, det är en bra tidpunkt för feedback och det ger tydliga delmål.

Jag tittade på ett TED-talk (ständigt detta TED) med Alain de Botton: Atheism 2.0, där han pratar om vad det finns för mekanismer i religion som är bra och som han tycker att vi kan använda även om vi inte tror på gud. Bland annat pratar han om att man i religioner nöter in värderingar och kultur genom repetition och ständiga påminnelser. Man ber tex böner flera gånger om dagen och man har kalendrar där högtider firas vid specifika tider på året.   Högtiderna blir så att säga naturliga punkter där man påminns om en värdering eller ett förhållningssätt. I den sekulära världen däremot tror vi att det räcker met att vi stöter på en bra idé och så är det bra med det. Ska man vara helt ärlig är det kanske inte helt otroligt att vi under livet glömmer bort en del av de bra idéer som vi hört om.

Jag började fundera över om det här är något man skulle kunna införa på ett företag? Många företag har nog en mer eller mindre uttalad årscykel som de följer med olika faser av praktisk natur; lönerevision, budgetarbete osv, men vad skulle hända om man tog det ett steg längre och planerade in ”högtider” med syftet att repetera värderingar och ge feedback? Jag vet inte riktigt hur sådana ”högtider” skulle se ut men jag tycker tanken är lockande. Vi skulle få en större helhet där det dagliga arbetet och iterationerna passar in på ett naturligt sätt. Det skulle också ge en mer cyklisk bild av tiden vilket förmodligen stämmer bättre överens med hur människan uppfattade tid innan vi uppfan klockan (tänk dag, år, födas-leva-dö, allt repeteras cykliskt).

Medmänsklighet

Medmänsklighet och empati är något som de flesta tycker är bra och som vi gillar hos våra medmänniskor, men som vi kanske mest ser som en egenskap bland många andra. Det verkar dock vara mer än så.

Chade-Meng Tan, Jolly Good Fellow på Google (= head of personal growth) menar att medmänsklighet är roligt och ger lycka, dvs att vi som individer mår bra av att visa medmänsklighet mot andra. På Google har man tagit fasta på det här och bygger sitt företag runt denna tanke, man ser ett mönster som upprepar sig. En liten grupp anställda brinner för något som de börjar arbeta med, fler och fler blir intresserade och om det blir stort nog blir det officiellt och kommer ut i världen. Detta är inte nödvändigtvis applikationer som går att sälja utan kan tex vara olika sociala projekt så som att samla in pengar för att bygga ett sjukhus i en avlägsen del av Indien, utbildning eller katastrofhjälp.

Det låter ju trevligt att personalen kan lägga tid på att vara medmänskliga, men hur tjänar man pengar på det? Tan menar att medmänsklighet leder till

  • effektiva ledare – ledare som är ödmjuka och arbetar för något större (”greater good”). Detta är, enligt James Collins (Good to great), receptet på den typ av ledare som har förmågan att förändra ett företag från ”goof” till ”great”.
  • inspirerande anställda – inspirerande anställda inspirerar varandra vilket leder till en god spiral av inspiration, kreativitet och initiativ och därmed ett effektivt företag.
För att utveckla ett företag mot medmänsklighet anser han att man ska
  • bygga en kultur som inspirerar till något större
  • främja självbestämmande
  • stötta de anställda i sin personliga utveckling

I en RSAnimate-film pratar man också om att empati är våran starkaste drivkraft, men att vi kanske idag byggt vårt samhälle och organisationer så att vi inte utnyttjar detta på ett bra sätt. Forskning visar att människan är skapad som en social varelse som vill tillhöra en grupp och känna tillgivenhet, inte som agressiva och egoistiska individualister.

Dalai lama lär ha sagt: ”If you want others to be happy, practice compassion. If you want to be happy, practice compassion.”

TED-talk med Chade-Meng Tan

RSAnimate – The empatic civilisation

Evolutionär utveckling

Jag pratade med en kollega här om dagen om iterativ utveckling. Jag insåg att vi hade helt olika bild av vad det är. För mig betyder det att vi hela tiden försöker förbättra det system vi bygger genom att lägga till mer och mer funktionalitet i små iterationer. I varje iteration tittar vi på senaste lösningen och utvärderar om den blev bra genom att klämma och känna på den. Blev det inte bra så gör vi om det, dvs vi har en feedback loop som hela tiden leder till ett förbättrat resultat. Min kollega däremot var helt med på den första delen, att ta små steg framåt, men återkopplingen saknades. Och så är det nog i många projekt, man har på förhand planerat vad som ska göras i varje iteration och därmed slagit sönder feedback loopen.

Jag undrar om inte ”evolutionär” utveckling skulle kunna vara ett bättre uttryck som också skulle kunna peka på att det bara är de livskraftigaste lösningarna som överlever?

Varför iterera?

Jag lutar mer och mer mot att vi borde sluta försöka förstå och lösa komplexa problem genom en total analys och design, det är helt enkelt för svårt. Istället tror jag på att försöka lösa dom på ett mer evolutionärt sätt, att göra flera försök (eller iterationer) och hela tiden försöka förbättra lösningen. Om vi tittar på senaste försöket och förbättrar det vi har kommer vi i alla fall röra oss i ungefär rätt riktning och vi behöver egentligen inte riktigt förstå varför.

Det klassiska sättet att lösa problem, top-down, där någon försöker göra en plan som sedan ska leda till den slutliga lösningen, kräver att denna någon förstår en ganska stor del av problemet i förväg. Lustigt nog är det först när vi är klara som vi egentligen har någon riktig kunskap så det är inte förrän då vi skulle kunna göra en riktigt bra plan.

Det finns ett bra TED-talk med Tim Harford där han pratar om just detta. Han menar att världen helt enkelt är för komplex för att förstå och han har till och med ett namn på de som ändå försöker: gudskomplex. Hans definition på att någon har gudskomplex är att oberoende av hur komplicerat ett problem är så tror du att din lösning fungerar och är felfri. Det har visat sig att det inte fungerar.

Enkla problem går ju bra att lösa på klassiskt vis så då undrar man gränsen går, hur komplext ska problemet vara för att arbeta iterativt? Mitt svar är så fort vi inte kan överblicka lösningen helt. Väg också in risken att du har fel och att du inte har en aning om det.

Randy Nelson från Pixar lär ha sagt ”The core skill of innovators is error recovery, not failure avoidance”.